Handleiding VIPlive - Ketenzorg

Inleiding

In deze handleiding wordt stap voor stap uitgelegd hoe u de verschillende ketenzorg onderdelen binnen Calculus VIPLive kunt gebruiken.

Overige handleidingen

Handleidingen over rapportages en overige functionaliteiten van VIPLive zijn ook via de ‘Handleidingen’ knop te vinden. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive:

Contact met Calculus

            Telefoonnummer: 088 - 528 10 60

            Mail: zg@calculus.nl

1.    Algemeen

1.1  Inloggen op VIPLive

Er zijn twee mogelijkheden om in te loggen in VIPLive, via www.viplive.nl of via een rechtstreekse inlog (SSO) vanuit uw HIS.

1.2  Inloggen via www.viplive.nl

  1. Ga naar www.viplive.nl
  2. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in.
  3. Indien u inlogt via SMS authenticatie ontvangt u een SMS van Calculus met een inlogcode. 
  4. Druk op de knop ‘Inloggen’.

1.3  Rechtstreekse verbinding vanuit uw HIS (SSO)

Als u inlogt op VIPLive via een rechtstreekse verbinding vanuit uw HIS logt u in via het Zorgportaal van Topicus. Klik eventueel op het tabje ‘Calculus VIPLive’ om door te gaan naar VIPLive.

Rechtstreeks inloggen vanuit uw HIS is mogelijk vanuit alle huisarts informatie systemen. Indien u gebruik wilt maken van deze koppeling neem dan contact op met de helpdesk.

1.4  Wijzigen van het wachtwoord

Als u voor de eerste keer inlogt in VIPLive verzoeken wij u om het wachtwoord te wijzigen. Uw zelfgekozen wachtwoord is meer dan alleen een toegangsmiddel. Het wachtwoord is tevens de sleutel tot het koppelen van identificerende patiëntgegevens en de toegang tot uw gesprekken en consultaties. Raakt u uw wachtwoord kwijt, dan kunnen we met een nieuw wachtwoord niet de oude gegevens ontsluiten.

1.5  Versleuteling van patiëntgegevens (Beveiligde sessie)

De versleuteling van patiëntgegevens noemen we encryptie. Een aantal onderdelen in VIPLive zijn encrypted, zoals gesprekken en consultaties, NAW gegevens in de HIS extractie en meetwaarden en medicatie op de patiëntenkaart. Waarom? Daar ziet u de meest gevoelige gegevens van de patiënten. Deze gegevens zijn te herleiden tot individuele patiënten, en daar willen we zo zorgvuldig mogelijk mee omgaan.

Door een beveiligde sessie te starten, heeft u de ‘sleutel’ om deze gegevens te decrypten (leesbaar maken). De huisarts en alle medewerkers in de praktijk die door de huisarts geautoriseerd zijn, kunnen een beveiligde sessie starten.

  1. Om een beveiligde sessie te starten klikt u op het slotje boven in de menubalk.


  2. Voer vervolgens uw wachtwoord in en klik op ‘Start beveiligde sessie’.
    Vergeet uw wachtwoord niet! Omdat gegevens zijn versleuteld kunt u niet meer bij de gegevens als u de sleutel (wachtwoord) kwijt bent.

1.6  Instellen van uw Profiel

In uw profiel kunt u een aantal voorkeuren instellen, zoals het instellen van notificaties of het wijzigen van uw mail adres. Om uw profiel in te zien volgt u de volgende stappen.

  1. Klik op uw naam, rechtsboven in VIPLive.

  2. Klik vervolgens op ‘Mijn profiel’.

  3. Op de profielpagina kunt u:
      • Uw functie aanpassen
      • Uw email adres invullen/wijzigen
      • Aangeven of u notificaties wilt ontvangen per mail

2.    Samenwerken

In VIPLive kunt u op patiënten zoeken en vervolgens het patiëntoverzicht inzien. U kunt alleen zoeken op patiënten die deelnemen aan een zorgprogramma vanuit de ketenzorg. Bent u werkzaam in meerdere praktijken, dan kunt u alleen op patiënten zoeken van de praktijk waarvoor u bent ingelogd.

2.1  Patiënt zoeken

  1. Klik op ‘samenwerken’ vanuit het menu en kies vervolgens ‘patiëntoverzicht’.
  2. U komt in het volgende scherm:

  3. U kunt nu uw gewenste zoektermen invoeren.
  4. Klik op ‘Zoeken’.
  5. U ziet vervolgens een zoekresultaat:
  6. Klik vervolgens op de naam van de patiënt waarvan u het patiëntoverzicht wilt inzien.

2.2  Patiëntoverzicht

Op het patiëntoverzicht is relevante informatie rondom een patiënt in te zien. Deze informatie is weergegeven in een tijdlijn, meetwaardenoverzicht en medicatie overzicht.

2.3  Tijdlijn

Op de tijdlijn kunt u relevante gebeurtenissen inzien;

-          Wanneer een patiënt is aangemeld voor een specifiek zorgprogramma

-          Inzien van verwijzingen

-          Inzien van gesprekken

-          Terugkoppeling vanuit een ketenpartner


Vanuit de tijdlijn kunnen er ook acties worden gestart;

-          Verwijzen van een patiënt

-          Starten van een consultatie

-          Starten van een gesprek over een patiënt

-          Aanmelden voor fundus

-          Zorgactiviteit opvoeren (declaratie)

2.4  Meetwaarden overzicht

In dit overzicht worden de relevante meetwaarden weergegeven. Welke meetwaarden worden weergegeven is afhankelijk van het zorgprogramma en de rol van de zorgverlener. Tevens verschilt het per meetwaarde of deze is weergegeven in grafiek vorm, cijfer of afbeelding. Het meetwaarden overzicht wordt zichtbaar als medische gegevens via een verwijzing worden gedeeld met een ketenpartner.

Bij een nieuwe HIS extractie worden de meetwaarden bijgewerkt.


2.5  Medicatie overzicht

Het medicatie overzicht geeft inzicht in actuele en historische medicatie. De medicatie is verdeeld in subgroepen. Door op de medicatie te klikken verschijnt er aanvullende informatie. Het medicatie overzicht wordt zichtbaar als medische gegevens via een verwijzing worden gedeeld met een ketenpartner.
Bij een nieuwe HIS extractie wordt de medicatie bijgewerkt.

2.6  Episoden overzicht

Het episoden overzicht geeft inzicht in actuele episoden van een patiënt. Het episoden overzicht wordt alleen gedeeld via een consultatie met kaderartsen of medisch specialisten.
Bij een nieuwe HIS extractie wordt het episoden overzicht bijgewerkt.

2.7  Verwijzen van een patiënt

Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u een patiënt verwijzen naar een ketenpartner. Het opstellen van een verwijzing bestaat uit drie stappen.

Stap 1:

  1. Klik op de knop ‘verwijs patiënt’. 
  2. Vervolgens opent een nieuwe verwijzing:

  3. Selecteer de praktijk / zorgverlener waar u naar wilt verwijzen en klik op ‘Volgende’.
    Stap 2:
  4. Voer de reden van verwijzen in. De reden van verwijzen verschilt per zorgprogramma en de zorgverlener waarnaar u verwijst.

    Bij verwijzingen voor de voetzorg is het mogelijk om het zorgprofiel te berekenen. Tijdens stap 2 van de verwijzing ziet u dan de knop “Zorgprofiel berekenen”. Het ingevulde formulier wordt vervolgens meegestuurd met de verwijzing.

    Stap 3:

  5. Bij de laatste stap vult u aanvullende informatie rondom de verwijzing in:
    1. Meetwaarden en medicatie delen. Hierbij maakt u de keuze om medische gegevens mee te sturen tijdens de verwijzing. LET OP! De patiënt moet hier toestemming voor geven.
    2. Behandeling aan huis vereist. Geef hierbij aan of een behandeling aan huis nodig is.
    3. Brief mailen naar patiënt. De contactgegevens van de praktijk waar naar verwezen wordt kunnen per mail aan de patiënt gestuurd worden.
    4. Hulpvraag. Vul hier de hulpvraag in
    5. Terugsturen naar HIS. De verwijsbrief kan via Edifact naar het HIS worden gestuurd.

  6. Klik op ‘Verstuur’ om de verwijzing te versturen. Indien medische gegevens gedeeld worden is het nodig om een beveiligde sessie te starten om de verwijzing af te ronden.
  7. Tot slot ziet u dat de verwijzing is toegevoegd als een gebeurtenis op de tijdlijn. U kunt vanuit de tijdlijn de verwijsbrief printen en meegeven aan de patiënt. 

2.8  Verstuurde verwijzingen inzien & sluiten

In VIPLive is het mogelijk om de verwezen patiënten in te zien.

 

  1. Klik op ‘samenwerken’ vanuit het menu en kies vervolgens ‘verwijzingen’.
  2. U komt in het volgende scherm:



  3. Klik op een patiënt om de verwijzing in te zien. U opent het patiëntenoverzicht van een patiënt
  4. Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u ook een verwijzing sluiten. Klik hiervoor op de knop ‘Verwijzing sluiten’.

2.9  Patiënt aanmelden voor fundus onderzoek

Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u een patiënt aanmelden voor een fundus onderzoek.

  1. Om de patiënt aan te melden klikt u op de knop “aanmelden fundus”.

  2. Vervolgens verschijnt er een nieuwe gebeurtenis op de tijdlijn:

2.10  Consulteren

Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u een consultatie starten. Het opstellen van een consultatie bestaat uit twee stappen.

  1. Klik op de knop “Start consultatie” om een consultatie te starten

  2. Vervolgens opent een pop-up met het verzoek uw gesprekken te ontsleutelen. Voer het wachtwoord van VIPLive in om uw gesprekken te ontsleutelen. 
  3. Na het invoeren van uw wachtwoord opent stap 1 van het consulteren. Vul het gespreksonderwerp in en selecteer het zorgprogramma waarvoor u wilt consulteren. Klik vervolgens op verder om naar stap 2 te gaan.
  4. In stap 2 selecteert u de persoon of vakgroep waar u de consultatie aan wilt richten.
    Het verschilt per zorggroep of een consultatie aan een persoon of vakgroep gericht is.
  5. Tot slot klikt u op de knop “start dit gesprek”
  6. Na het starten van de consultatie is het mogelijk om de vraag te stellen. Het is van belang om een duidelijke vraag te formuleren richting de zorgverlener die u consulteert. Tevens is het mogelijk om een bijlage mee te sturen door op de paperclip te klikken.
  7. Vanuit de consultatie / het gesprek kunt u tevens naar gespreksinstellingen. U kunt vanuit gespreksinstellingen:
    1. Gespreksonderwerp aanpassen
    2. Een deelnemer toevoegen
    3. Een deelnemer verwijderen
    4. Gesprek verlaten (en verwijderen)
  8. Klik op de knop ‘Gespreksinstellingen’
  9. Het gespreksinstellingen scherm klapt open:



1.1  Gesprek starten over een patiënt

Vanuit het patiëntenoverzicht kunt u een gesprek starten over een patiënt. U kunt dan een vraag stellen aan een andere zorgverlener die ook betrokken is bij de behandeling van de patiënt. Het starten van een nieuw gesprek bestaat uit twee 

Stap 1:

  1. Klik op de knop ‘Start nieuw gesprek’.
  2. Vervolgens opent het gesprekken scherm:

  3. Voer het gespreksonderwerp in en klik op ‘Verder’.
    Stap 2:
  4. Voeg vervolgens de deelnemer(s) toe waarmee u een gesprek wilt voeren.

  5. Klik op ‘Start dit gesprek’ om het gesprek te starten.

3.    Inzicht-Zorg en Populatie

VIPLive geeft u inzicht over de zorg en populatie van de huisartsenpraktijk. Via Inzicht – Zorg en populatie heeft u inzicht in het ketenzorgdashboard, rapportages, patiënt selecteren en het populatiedashboard.

3.1  Rapporten

In VIPLive zijn verschillende rapporten beschikbaar. Om de rapporten te bekijken volgt u de volgende stappen:

  1. Ga in de witte menubalk naar ‘Inzicht’ en vervolgens ‘Rapporten’.
  2. U komt op het rapportendashboard terecht, waar u standaard alle rapporten te zien krijgt.
  3. Om een rapport op te zoeken kunt gebruik maken van een van de drie onderstaande filterfuncties:
      1. Zoekterm: Vrij tekstveld waarin u de naam of een deel van de naam van het rapport invult, bijv. ‘Jaar’ voor het NHG Jaarverslag.
      2. Zorgstraat: Hier kunt u filteren op de verschillende zorgstraten zoals ‘DM’ of ‘CVRM’.
      3. Categorie: Hier vindt u de verschillende categorieën die voor u beschikbaar zijn gesteld, bijv. categorie ‘Ouderenrapport’ of ‘Oproepagenda’

  4. Na het filteren krijgt u een overzicht van de rapporten die aan uw filteropdracht voldoen.

  5. Om een van deze rapporten aan te vragen vinkt u het desbetreffende rapport aan, selecteert u bovenaan de pagina de gewenste peildatum en klikt u op ‘rapport genereren’. U kunt meerdere rapporten tegelijkertijd aanvinken en aanvragen.
  6. Het aanvragen van een rapport duurt een enkele minuten. Zodra het rapport voor u klaarstaat, verschijnt de knop ‘Download rapport’, waarmee u het rapport kunt downloaden.

3.2  Ketenzorgdashboard

Het ketenzorgdashboard geeft u inzicht in uw ketenzorg patiënten. Afhankelijk van de zorgprogramma’s waar uw praktijk aan deelneemt is er per zorgprogramma een dashboard beschikbaar. Het dashboard geeft inzicht in de populatie, procesindicatoren en de uitkomstindicatoren.

Het ketenzorgdashboard is te vinden in het menu onder ‘Inzicht’ en vervolgens ‘Ketenzorgdashboard’.

Het ketenzorgdashboard geeft u inzicht in:

-          Uw populatie

-          Procesindicatoren

-          Uitkomstindicatoren

In het ketenzorgdashboard kunt u cijfers aanklikken om meer inzicht te krijgen in een bepaald cijfer. Wilt u bijvoorbeeld weten welke patiënten ‘DM type 1’ hebben dan klikt u daar op. Vervolgens krijgt u inzicht in de patiënten:

Indien u geen beveiligde sessie hebt gestart zult u alleen de patiëntnummers kunnen inzien.

3.3  Patiënten selecteren

Met behulp van de filtertool ‘patiënten selecteren’ kunt u zelf gewenste patiëntenlijsten maken of patiëntenaantallen opvragen.

  1. Patiënten selecteren is te vinden in het menu onder ‘Inzicht’ en vervolgens ‘Patiënten selecteren’.

  2. De filtertool kijkt standaard naar alle vaste ingeschreven patiënten. Deze regel kunt u uitbreiden door te klikken op de linker ‘en’ of ‘of’ knoppen.
  3. Hierin kunt u o.a. filteren op:
    1. Zorgverzekeraars
    2. Leeftijd
    3. Medicatie op ATC code
    4. Actieve en gesloten episodes (ICPC codes)
    5. Een groot aantal bepalingen
    6. Aantal contacten
  4. Wilt u bijvoorbeeld een zoekvraag opstellen over polyfarmacie, dan selecteert u:
    1. Ingeschreven – gelijk aan – Ja
    2. Polyfarmacie: 5 of meer verschillende chronische medicatie (>=5) in de afgelopen 12 maanden – gelijk aan – Ja
    3. Leeftijd – groter of gelijk – 75
  5. Dit filter wordt vervolgens toegepast op uw gehele praktijkpopulatie en geeft u terug hoeveel patiënten aan bovengenoemde zoekvraag voldoen.

  6. Om de patiëntenlijst in te zien klikt u op de groene knop ‘filter uitvoeren’.
    Verdere uitleg over patiënten selecteren kunt u via de ‘Handleidingen’ knop vinden. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive.

4.    Declareren – Ketenzorg

Aan het begin van het kwartaal wordt u gevraagd om de patiëntenlijsten aan te leveren middels een extractie van uw HIS. Deze patiëntenlijsten levert u vervolgens aan bij de zorggroep. De zorggroep zorgt voor de verdere declaratieafhandeling. Om de patiëntenlijsten aan te leveren worden er twee stappen doorlopen:

  1. Aanleveren HIS Extractie
  2. Patiëntenlijsten controleren en aanleveren

4.1  Aanleveren HIS extractie

Om te kunnen declareren voor de ketenzorg is aan het begin van elk kwartaal een nieuwe HIS extractie nodig. Voorafgaand aan het kwartaal ontvangt u hierover een herinnering van Calculus. Afhankelijk van uw HIS type dient een extractie aangeleverd worden aan Calculus VIPLive of gebeurt dit automatisch.

  1. De eerste stap is het aanleveren van een extractie. Meer informatie en uitleg hierover kunt u vinden op de handleidingenpagina. Deze is te vinden in VIPLive via de ‘Handleidingen’ knop. Deze knop vindt u in de bovenste menubalk in VIPLive:

  2. Na het aanleveren van de HIS extractie start VIPLive met het verwerken van de HIS extractie. Hier hoeft u niet op te wachten want dit kan enige tijd in beslag nemen.

4.2  Patiëntenlijsten controleren & aanleveren

Als u de extractie heeft aangeleverd en de verwerking hiervan is afgerond, dan kun u opnieuw inloggen in VIPLive om de patiëntenlijsten te controleren en aan te leveren bij de zorggroep. Het controleren en aanleveren vindt plaats in het bundeloverzicht van de zorggroepdeclaraties.

  1. Ga in de witte menubalk van VIPLive naar ‘Declareren’ en kies vervolgens onder het kopje ‘Zorggroepdeclaraties’ voor ‘Bundeloverzicht’.


    Het bundeloverzicht verschijnt. Hier krijgt u inzicht in de reeds gedane declaraties en kunt u uw nieuwe declaraties indienen.

    Per kwartaal krijgt u te zien hoeveel patiënten er door u aangeleverd zijn, hoeveel daarvan gedeclareerd zijn, hoeveel daadwerkelijk zijn goedgekeurd en u ziet de status van de betaling van de zorggroep. Met dit laatste kunt u controleren of het bedrag dat u op uw rekening gestort krijgt overeenkomt met wat u zou moeten krijgen.

    Wanneer er patiënten worden afgekeurd door de zorgverzekeraar, verschijnt er een melding onder de bundel:

    Als u op de knop ‘details’ klikt, verschijnen de details van de afwijzing.

  2. Om te starten met de declaratie van het nieuwe kwartaal, klikt u bovenaan de pagina op de knop ‘Verwerk patiëntenlijsten’. Deze knop krijgt u te zien nadat uw extractie is ingelezen en u een beveiligde sessie heeft gestart. In hoofdstuk 1 leest u hoe u een beveiligde sessie kunt starten.


    Zodra de patiëntenlijsten verwerkt zijn verschijnt het nieuwe kwartaal in het bundeloverzicht:

    Indien er patiënten op de lijst staan waarbij geen of een dubbele hoofdbehandelaar bekend is, dan kunt u tijdens het declaratieproces aangeven of deze patiënten gedeclareerd moeten worden of niet. Het aanleveren van de patiëntenlijst is pas mogelijk nadat u de hoofdbehandelaar heeft bepaald.

  3. De hoofdbehandelaar bepaalt u door achter de regel ‘Er zijn <aantal> bepalingen hoofdbehandelaar vereist’ op de knop ‘Bewerken’ te klikken.


    Het volgende overzicht verschijnt:

    Bovenaan ziet u de patiënten waarvan geen hoofdbehandelaar bekend is.

  4. Loopt een patiënt bij de huisarts, includeer deze dan door onder de kolom ‘Status’ de optie ‘Inclusie’ aan te vinken. Loopt de patiënt bij de specialist, selecteer dan de optie ‘Exclusie’.

    Onder de te bepalen patiënten ziet u de patiënten die al op exclusie staan, met daarachter de reden (SPEC: specialist of ZW: zorgweigeraar).

  5. Controleer of de lijst met geëxcludeerde patiënten klopt en pas indien nodig de status aan.
  6. Zodra de lijst doorlopen en correct is klikt u op de knop ‘Bijwerken hoofdbehandelaar’ en vervolgens op ‘Opslaan en terugkeren’.


    Na het opslaan en terugkeren komt u terug bij het bundeloverzicht:

  7. Deze patiëntenlijst kunt u aanleveren door op de knop ‘Aanleveren’ te klikken. Eenmaal aangeleverde lijsten kunt u niet meer bewerken.

    De controle en het aanleveren van de lijsten dient u voor de verschillende zorgstraten apart uit te voeren.