Handleiding Parnassia Groep portaal





1. Waarom het Parnassia groep portaal?

Via VIPLive heeft u inzicht in de status van patiënten die in de basis-GGZ en specialistische-GGZ behandeld worden bij Parnassia Groep. 
Parnassia Groep heeft in samenwerking met Calculus (VIPLive) een koppeling gerealiseerd waardoor een deel van de patiëntinformatie vanuit het Elektronisch Patiënt Dossier (EPD) van Parnassia Groep inzichtelijk wordt voor de huisarts.
Zo blijft u als huisarts op de hoogte van de behandeling van de patiënt. Naast het inzien van patiëntstatusinformatie is er de mogelijkheid om een patiënt te verwijzen naar Parnassia Groep, een consultatie te starten met psychiaters of psychologen,
eHealth te gebruiken, een patiënt aan te melden voor een preventiecursus en uw praktijkinformatie m.b.t. verwezen patiënten terug te zien.
In deze handleiding leest u hoe u het Parnassia Groep portaal in VIPLive gebruikt. Ter verduidelijking worden schermafbeeldingen getoond. Let op, in deze afbeeldingen wordt gebruik gemaakt van fictieve data.
Voor vragen over het Parnassia Groep portaal en VIPLive kunt u contact opnemen met de Calculus helpdesk via 088 – 528 10 20.

1.1 Veiligheid van de gegevens

Aangezien er gegevens beschikbaar worden gesteld en er een directe inlog vanuit het HIS is, is veiligheid en privacy van de gegevens erg belangrijk. De veiligheid is als volgt 

  • Gegevens vanuit het elektronisch patiënt dossier van Parnassia Groep worden verstuurd via een beveiligde HTTPS verbinding. Deze verbinding is versleuteld met unieke certificaten.
  • De verbinding met uw Huisarts Informatie Systeem (HIS) vindt plaats op basis van unieke certificaten die door de HISsen en Topicus (de softwarebouwer van VIPLive) zijn afgestemd en al jaren worden gebruikt in de huisartspraktijk.
  • In VIPLive vindt een controle plaats of de ingelogde gebruiker toegang mag hebben tot de gegevens van Parnassia Groep (autorisatie controles).
  • VIPLive is ISO-27001 en NEN 7510 gecertificeerd.

2. Gebruik van het Parnassia Groep portaal

Het portaal is gemaakt voor huisartsen en praktijkondersteuners GGZ (POH-GGZ) om u te voorzien van informatie over patiënten die u heeft verwezen naar Parnassia Groep.
Ook kunt u de behandelstatus volgen. Een huisarts kan bovendien nieuwe patiënten verwijzen naar Parnassia Groep.

2.1 Inloggen

Om in het Parnassia Groep portaal te komen realiseren wij een SSO (single sign on). Dit is een knop in uw HIS waardoor u vanuit uw HIS direct in het Parnassia Groep portaal komt.
Deze knop moet ingeregeld worden per gebruiker in het HIS. Deze krijgt dan toegang tot het portaal.
Hoe het inregelen verloopt en waar de knop te vinden is, ligt aan uw HIS.
Hieronder 6 voorbeelden van de meest voorkomende HISsen. Ook kunt u altijd inloggen via: www.viplive.nl met uw gebruikersnaam en wachtwoord.

Als de SSO nog niet is ingeregeld, neem dan contact op Calculus (088 - 528 10 20, optie 3).

Medicom

U gaat vanuit de patiënt naar uw linkermenu, waar de knop ‘zorgplein openen’ te zien is.
U klikt hier op zorgportaal en wordt doorgelinkt naar VIPLive. U gaat direct naar de juiste patiënt in het Parnassia Groep portaal.

Indien de patiënt niet bekend is in het portaal, dan wordt u eenmalig gevraagd een geboortedatum op te geven. De patiënt wordt dan aangemaakt en zal bij de volgende keer openen, te vinden zijn. 
Om de SSO te gebruiken is een geverifieerd Burgerservicenummer (BSN) in het HIS verplicht.

Microhis
Indien de SSO geactiveerd is, zal de knop onderaan uw werkblad zichtbaar worden.
U klikt hier op zorgportaal en wordt doorgelinkt naar VIPLive.
U kan kiezen voor ZONDER patiëntdossier naar VIP gaan.
Kiest u voor MET patiëntendossier, dan wordt de professionele samenvatting mee gegeven, echter doet VIP nog niks met deze gegevens

Omnihis
Indien de SSO geactiveerd is, zal de knop zorgportaal in het menu Webdiensten  zichtbaar
worden. U klikt hier op zorgportaal en wordt doorgelinkt naar VIPLive. Tevens zal in de knoppenbalk van het journaal-scherm in de patiëntadministratie zorgportaal als item
verschijnen.


Promedico ASP
Indien de SSO geactiveerd is, zal de knop in uw SOEP-scherm zichtbaar worden. U klikt hier op
zorgportaal en wordt doorgelinkt naar VIPLive.

Promedico VDF
Indien de SSO geactiveerd is, zal de knop het menu medisch dossier in uw scherm zichtbaar
worden. U klikt hier op SSO en wordt doorgelinkt naar VIPLive.

Mira (CompuGroep Medical)
Indien de SSO geactiveerd is, zal de knop onder documenten - portalen in uw scherm zichtbaar worden.
U klikt hier op zorgportaal en wordt doorgelinkt naar VIPLive.

3. Gebruik van de patiëntstatus service

Vanuit VIPLive wordt informatie over de patiënt opgevraagd bij Parnassia Groep, dit gebeurt zodra u de patiënt opent in VIPLive en op de actiepagina terecht komt. 
Indien u hiervoor geautoriseerd bent, wordt op de tijdlijn de status van de behandeling getoond, samen met aanvullende informatie over de behandelaar en de diagnose van de patiënt.
Op afbeelding 2 en 3 op de volgende bladzijde ziet u welke gegevens getoond worden. 
Zowel de huisarts als de praktijkondersteuner-GGZ mogen status informatie inzien van patiënten die zij behandelen.
U kan herkennen of er informatie van Parnassia beschikbaar is doordat er een ‘capsule PG’ verschijnt bij de zorgprogramma’s van de patiënt op de actiepagina.

Let op: contactmomenten voor 01-01-2006 zijn niet bekend
Patiënten die in 2005 of eerder al in behandeling waren hebben geen juiste informatie over de start van de behandeling.
Dit vanwege een conversie met het EPD voor de nieuwe DBC’s.
Dus patiënten die na 2006 in behandeling bij Parnassia Groep zijn gekomen, staan wel volledig juist weergegeven.

  1. U kunt op twee manieren het patiëntoverzicht in VIPLive openen.
    1. Wanneer u vanuit uw HIS naar VIPLive gaat: zie paragraaf 2.1
    2. Na het inloggen op www.viplive.nl met uw gebruikersnaam en wachtwoord kunt u klikken op ‘patiëntoverzicht’

Let op, staat het zorgbedrijf in grijze letters, dan betekent dit dat de behandeling beëindigd is.

De gegevens van het Zorgnetwerk rondom een patiënt zijn te vinden onder het kopje "Gezondheidsoverzicht". 

4. Gebruik maken van de verwijs service

Om een verwijzing naar Parnassia Groep te starten klikt u vanuit het ‘patiënten overzicht’ op de ‘Acties’ pagina onder het kopje ‘Verwijzen’ op “Verwijs naar Parnassia Groep” zie afbeelding 4.

Het opstellen van een verwijzing naar Parnassia Groep bestaat uit twee stappen. In stap 1 vult u de verwijsreden in en het vermoeden van welke stoornis de patiënt heeft, zie afbeelding 5.
De verwijsreden is verplicht. De stoornis is optioneel.

Zodra u een stoornis aanvinkt, heeft u de mogelijkheid om een toelichting in te vullen.
De gegevens die u invult, worden aangevuld op de verwijsbrief. Deze brief ziet u aan de rechterkant van het scherm.
Klik op verder.

U komt nu in een scherm waar u wat zaken moet aanvullen om tot een goede verwijzing te komen

  • Wanneer u als POH-GGZ verwijst moet u de huisarts kiezen namens wie u de verwijzing doet.
  • Wanneer er nog geen telefoonnummer van de patiënt bekend is, dan wordt u hier om gevraagd.
    Wanneer er binnen VIPLive wel een telefoonnummer bekend is, wordt deze automatisch meegestuurd met de verwijzing.
  • Ook heeft u de mogelijkheid om opmerkingen toe te voegen, zie afbeelding 6.

Klik vervolgens op de knop ‘Verstuur’ zodat de verwijzing wordt verzonden.

5. Gebruik maken van de verwijzersinformatie service

De verwijzersinformatie geeft u inzicht in de demografische gegevens van de patiënten die u heeft verwezen naar Parnassia Groep. 
De gegevens in de grafieken worden gebaseerd op de dag van vandaag tot een jaar terug.
Als u werkzaam bent voor meerdere praktijken ziet u informatie over álle verwijzingen die u heeft gedaan voor patiënten van de verschillende prakijken.
Heeft u als waarnemer ooit een patiënt verwezen dan wordt deze ook toegevoegd aan het overzicht.
De praktijkinformatie wordt getoond op de pagina getiteld ‘Uw verwijzingen naar de Parnassia Groep’.
Deze pagina vindt u in het menu onder het item ‘Inzicht’ en vervolgens ‘Verwijzersinformatie Parnassia Groep’. Afbeelding 7 is een voorbeeld van de grafieken over de verwijzersinformatie.

6. Gebruik maken van de consultatieservice

Met de VIPLive berichtenmodule kunt u vanaf een computer gemakkelijk en veilig een consultatie sturen naar de dagelijkse consultatiedienst van Parnassia Groep, bestaande uit psychiaters en GZpsychologen.
U kunt bijvoorbeeld een vraag stellen over de medicatie (aanpassing) van een patiënt, advies vragen over een vervolgtraject of bevestiging van een specialist over de te maken beslissing.

6.1 Starten van een consultatie via VIPLive

Het starten van een consultatie begint vanaf de ‘Acties’ pagina in het overzicht van een patiënt.

  1.  Klik in dit overzicht op de knop ´Start consulatie´
  2. Als u via de directe inlog naar VIPLive bent gegaan, dan verschijnt er een pop-up met de vraag
    om uw wachtwoord in te voeren. De consultaties zijn beveiligd opgeslagen, en we hebben
    eenmalig uw wachtwoord nodig om deze te ‘ontsleutelen’. Als u via www.viplive.nl bent
    ingelogd, dan heeft u uw wachtwoord al ingevuld en worden de berichten direct ‘ontsleuteld’.
  3. Voer (indien nodig) uw wachtwoord in en klik op ‘Ontsleutel beveiligde gesprekken’.
  4. U wordt meegenomen naar een nieuw scherm om een consultatie te starten. Selecteer de zorgstraat GGZ (afbeelding 9).
  5. Kies onder het kopje Psychiaters de specialistengroep Psychiatrische Consultatielijn Huisartsen (PCH).

6. Vul het het onderwerp van de consultatie en de consultatievraag in. Het is van belang om een duidelijke vraag te formuleren richting de zorgverlener die u consulteert. U kunt ook een bijlage toevoegen bij uw vraag (denk bijvoorbeeld aan een afgenomen vragenlijst). Klik op ‘Doorgaan’ 

8. In de volgende stap kunt u zien of en welke medische gegevens u meestuurt met de consultatie. Wanneer u akkoord bent klikt u op 'Doorgaan'

9. Controleer de ingevulde gegevens, wanneer deze correct zijn klikt u op 'Afronden'.


Uw vraag is nu gesteld aan de consultatiegroep en u komt weer op de tijdlijn waar u ziet dat de consultatie is opgeslagen.

Wilt u de consultatie in zien of aanvullen. Er is een tijdlijn-item aangemaakt waarin algemene informatie staat over de consultatie: welke personen waren erbij betrokken, wat was het onderwerp en wat is de huidige status van de consultatie.

Klikt u op de knop ‘Open consultatie’, dan gaat u direct naar de consultatie.

Wanneer een POH-GGZ een consultatie start, dan is dit ook voor de huisarts te zien.
Wanneer de huisarts naar het patiëntoverzicht gaat, dan ziet hij/zij het op zijn/haar tijdlijn.
Hij/zij ziet echter niet de ‘open consultatie’ knop, de inhoud van de consultatie is namelijk alleen zichtbaar voor de personen met wie de consultatie wordt gevoerd.
Wanneer een huisarts een consultatie start, dan is dit op dezelfde wijze voor de POH-GGZ te zien met een tijdlijn-item

6.2 Antwoord op u consultatievraag ontvangen

Omdat u uw consultatievraag stelt aan een specialistengroep, ontvangen alle consultatiegever(s) die in deze groep zitten een notificatie dat er een nieuw bericht klaarstaat in VIPLive.
Na het inloggen zien ze dat er een nieuw bericht is, en zal één persoon uit de groep de consultatie oppakken en u antwoord geven. Wanneer dit gebeurt, worden de andere personen uit de groep verwijderd uit de consultatie. 
Er blijft een 1-op-1 consultatie over.

Wanneer u onder ‘mijn profiel’ heeft aangegeven dat u een e-mail wilt ontvangen bij een nieuw bericht, dan krijgt u een e-mail bij een antwoord van de consultatiegever.
U ziet ook altijd aan het gesprekkenwolkje rechtsboven dat er een nieuw bericht is.

Wanneer u op het berichten icoon klikt, dan komt u in uw gesprekkenoverzicht.
U komt op een nieuwe pagina, waarin al uw consultaties te zien zijn.

Wanneer de specialist uw vraag heeft beantwoord zal hij een verrichting boeken.
Afhankelijk van uw afspraken met de Parnassia Groep, wordt er dan een vergoeding gevraagd voor de consultatievraag.
Wanneer een consultatiegever een verrichting heeft geboekt, dan ziet u het volgende bericht:

De naam van de specialist is in dit voorbeeld ‘Ton Specialist’

6.3 De consultatie terugsturen naar het his

De consultaties die gevoerd worden via VIPLive zijn terug te vinden in het gesprekkenoverzicht. Het is echter een externe applicatie waar u de data kan vinden. 
Het is daarom van belang dat u de data vanuit VIPLive opslaat in uw HIS, zodat het toegevoegd kan worden aan het patiëntdossier. 
Op deze wijze houdt u de medische gegevens van de patiënt op één plek. Handig voor het overzicht dus!

Wanneer u een consultatie opent, dan ziet u daar de knop ‘Terugsturen naar HIS’.

Klik daarop en kies in de pop-up uw eigen zorgmail. Ook kunt u een toelichting geven (bijvoor- beeld
een opmerking over de consultatie, samenvatting of een conclusie).
Klik vervolgens op de knop ‘stuur naar HIS’, dan wordt de consultatie (inclusief toelichting) naar uw HIS gestuurd.

Om te voorkomen dat u onnodig veel verslagen naar uw HIS doorstuurt, adviseren wij u deze optie pas
te gebruiken wanneer de melding zichtbaar is dat de consultatie is gedeclareerd door de specialist.
Als u de consultatie heeft teruggestuurd adviseren wij u de consultatie te verlaten en te verwijderen, zodat de mailbox schoon blijft. 
Dit doet u door onder ‘gespreksinstellingen’ te klikken op de knop ‘gesprek verlaten’. Vervolgens ziet u een pop-up die vraagt of u het gesprek ook
wilt verlaten.

Wanneer u een consultatie heeft verlaten, dan ziet u aan de linkerkant dat dit gesprek grijs is gemaakt.
Het is dan ook niet meer mogelijk om een bericht te typen

6.4 instellen van het notificatie emailadres

In uw profiel kunt u eenmalig uw functie en uw e-mailadres invoeren. De functie is zichtbaar voor de  specialisten met wie u een consultatie voert.
Ook wordt het e-mailadres gebruikt om u een notificatiemail te sturen wanneer een specialist reageert op uw consultatievraag.
Wanneer uw e-mailadres bij ons al bekend is, dan is uw e-mailadres al ingevuld.
U kunt deze functie dan uitvinken wanneer u geen email-notificaties wilt ontvangen, al raden we dat wel af.
U moet dan namelijk zelf inloggen in VIPLive om te kijken of u nieuwe berichten heeft.

Hoe stelt u eenmalig het e-mailadres in:

  1. Klik op uw naam, rechtsboven in VIPLive.
  2. Klik vervolgens op ‘Mijn profiel’
  3. Zet het vinkje aan en vul uw e-mailadres in onder het
    tabblad notificaties. Klik vervolgens op de knop ‘Opslaan’.

  4. Uw functie zal getoond worden wanneer u een consultatie start. Consultatiegevers kunnen dan
    zien wat uw functie is.
  5. Klik op het tabblad profiel
  6. Klik op ‘kies een functie’
  7. Klik vervolgens op uw functie (door te typen kunt u de opties filteren)
  8. Klik op ‘Sla gegevens op’

6.5 Wat als ik geen reactie krijg op mijn consultatievraag?

De Parnassia Groep beantwoordt uw consultatievraag binnen 24 uur op werkdagen.
Wij werken met een groep van specialisten, zodat er altijd meerdere mensen op de hoogte zijn van uw vraag.
Om de consultatiegevers hier op te attenderen ontvangen ze reminders.
Rekening houdend met eventueel weekenden en feestdagen, wordt de eerste reminder verstuurd na 48 uur

Tegelijk met een melding gaat er ook een mail uit naar alle personen in de consultatie.
Dan weet iedereen dat er een nog niet afgeronde consultatie klaarstaat.
Let op! Na 96 uur zal de consultatie automatisch worden gesloten.
Wanneer de consultatie dan nog niet is beantwoord, dan verzoeken we de huisarts of POH contact op te nemen met het Verwijzerspunt: T (088) 357 10 57.

6.6 Waar kan ik terecht met vragen? 

Voor alle inhoudelijke consultatievragen graag contact opnemen met het Verwijzerspunt: T (088) 357 10 57 of verwijzers@parnassiagroep.nl

Alleen technische vragen, over bijvoorbeeld toegang tot het Parnassia Groep portaal of hoe VIPLive werkt, kunnen via de Calculus helpdesk: T (088) 528 10 20.

7. Gebruik maken van eHealth service

Calculus (VIPLive) en de Parnassia Groep bieden de mogelijkheid om via VIPLive een patiënt aan te kunnen melden voor een eHealth module. 
Via de eHealth service van de Parnassia Groep worden bij meerdere aanbieders modules opgevraagd waar een patiënt voor aangemeld kan worden.
Deze aanbieders zijn onder andere Mirro en New Health Collective.

7.1 Aanmelden voor eHealth

Het aanmelden van een patiënt voor een eHealth module gaat als volgt:

  1. Ga vanuit het HIS via de knop ‘externe koppelingen’ of ‘zorgportaal’ naar VIPLive. U komt dan direct op het patiëntoverzicht.
  2. Log in op www.viplive.nl en ga naar het patiëntoverzichtNadat u met uw gebruikersnaam en wachtwoord bent ingelogd klikt u op patiëntoverzicht, en zoekt u naar de patiënt
  3. Klik op de ‘Acties’ pagina onder het kopje ‘Aanmelden / Inschrijven’ op de knop ‘Vraag eHealth aan’ (afbeelding 12).
  4. Vervolgens wordt het aanbod opgehaald. U kunt op een module klikken om meer informatie over de module in te zien.
  5. Klik op de knop ‘Inschrijven voor eHealth module’ om een patiënt aan te melden voor een module.
  6. Er verschijnt een pop-up ter bevestiging. Hierin moet u de e-mail van de patiënt invullen.
    Op dit adres zal de patiënt de bevestigingsmail ontvangen met daarin een link naar de door u aangevraagde module.
  7. Klik op de knop ‘inschrijven eHealth module’
  8. De patiënt ontvangt direct een mail ter bevestiging van de inschrijving.
  9. Op het patiëntoverzicht is te zien dat er een eHealth module is aangevraagd.