Verkrijgen toegang tot NAW-gegevens in VIPLive

Inleiding

In VIPLive werkt u met privacygevoelige gegevens. Calculus neemt alle maatregelen die noodzakelijk zijn om gegevens veilig te verwerken. Zo is het transport van gegevens versleuteld en beveiligd, worden er geen gegevens opgeslagen op mobiele apparaten zelf en wordt gebruik gemaakt van twee factor (SMS) authenticatie om toegang te krijgen tot VIPLive.
Zie voor meer informatie bij Handleidingen: Beveiliging gegevens in VIPLive

Wie in de huisartsenpraktijk toegang heeft tot welke gegevens in VIPLive wordt geregeld met een rollenformulier.
Door middel van dit rollenformulier kunt u gebruiksrechten toewijzen aan uw medewerkers. Onderstaande rollen zijn beschikbaar:

Zie bij Handleidingen: Formulier wijzigen of aanvragen VIPLive account(s) medewerkers huisartsenpraktijk
(https://calculus-software.atlassian.net/wiki/spaces/PUBLIEK/pages/90416762/Formulier+wijzigen+of+aanvragen+VIPLive+account+s+medewerkers+huisartsenpraktijk?preview=/90416762/90416763/Bestelformulier%20rollen%20VIPLive.pdf).

Of een medewerker in de rapportages en dashboards van VIPLive toegang heeft tot patiëntdata op herkenbaar niveau, dus met NAW-gegevens van de patiënt, hangt af van het feit of u als Huisarts (zie bovenstaande rol) de medewerker daartoe rechten hebt verstrekt. De stappen die daarvoor moeten worden gevolgd, worden hieronder nader toegelicht.

Instellen toegang tot patiëntdata

Als u VIPLive (www.viplive.nl) hebt opgestart, worden uw naam en praktijkgegevens in de rechter bovenhoek getoond. Als u met de linker muisknop op deze knop klikt, wordt een keuzemenu geopend. Daar kiest u voor ‘Praktijkinstellingen’.

Vervolgens selecteert u het tabblad ‘Medewerkerbeheer’. U krijgt een overzicht van de medewerkers van uw praktijk die toegang hebben tot VIPLive, met de rol die is toegekend en of zij al dan niet gerechtigd zijn om patiëntdata in te zien. 

 


In onderstaand voorbeeld heeft H. Wageningen de rol van Huisarts en is gerechtigd om patiëntdata in te zien:

Toekennen rechten ‘inzien patiëntdata’ door huisarts

Het toekennen van rechten aan medewerker(s) om patiëntdata in te mogen zien, is voorbehouden aan degene(n) met de rol van Huisarts. U kunt dat doen door bij één of meerdere medewerkers de optie ‘Medewerker heeft toegang tot patiëntdata’ aan te vinken.

De status bij de betreffende medewerker(s) wordt aangepast in:

Activeren ‘inzien patiëntdata’ door medewerker

Alvorens de medewerker(s) NAW-gegevens van patiënten daadwerkelijk in rapportages en dashboard kunnen inzien, moeten nog een aantal (eenmalige) vervolgstappen worden gezet.

Het is belangrijk dat een medewerker waaraan de huisarts rechten heeft verleend om patiëntdata in te mogen zien zo spoedig mogelijk zelf een Beveiligde sessie in VIPLive start:

  • De medewerker logt in met zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord op viplive.nl;
  • Vervolgens klikt de medewerker rechts bovenin het scherm op het slotje

 

  • Onderstaand venster verschijnt:

  • Door hier nogmaals het wachtwoord in te voeren wordt een beveiligde sessie gestart en wordt het slotje gesloten:

  • Na het uploaden van de eerstvolgende extractie heeft de medewerker, als een beveiligde sessie van VIPLive wordt opgestart, toegang tot patiëntdata in rapportages en dashboards.

N.b.:

  • Uit veiligheidsoverwegingen wordt een beveiligde sessie automatisch beëindigd bij een langere periode van inactiviteit van VIPLive. Het wachtwoord moet dan opnieuw worden ingevoerd om het slotje weer te sluiten en een nieuwe beveiligde sessie te starten;
  • Ook zonder beveiligde sessie zijn de rapportages en dashboards te bekijken. De inhoud van rapportages en dashboard is dan hetzelfde, allen ontbreken de NAW-gegevens van de patiënten en worden enkel patiëntnummers weergegeven.